Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise gemäß EU- Datenschutz-Grundverordnung des VAEM

Gültig für Mitglieder, Kunden und Interessenten des Vereins zur Förderung der Allergie- und Endoskopieforschung am Menschen e.V.

Stand: April 2018
Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 & 14 DSGVO durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich an den vereinbarten Zwecken, zu denen primär die Mitgliedschaft im VAEM, die Teilnahme an unseren Veranstaltungen oder die Mitwirkung an Projekten des VAEM gehören.

 

1.  Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:
Verein zur Förderung der Allergie- und
Endoskopieforschung am Menschen e.V.
Dorfhauser Str. 48
91367 Weißenohe
Deutschland
Fax: +49 (0) 321-21461708
E-Mail: info@vaem.eu Website: www.vaem.de
Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an VAEM wenden.
Anmerkung: Da bei VAEM nicht mehr als 10 Mitarbeiter an der Datenverarbeitung beteiligt sind, ist kein Datenschutzbeauftragter ernannt worden. Ihre Fragen richten Sie bitte direkt an info@vaem.eu.

 

2.  Welche Quellen und Daten nutzen wir

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Kunden von Veranstaltungen, sowie von Interessenten und Projektteilnehmern, die uns ihre Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen für vereinsbezogene Projekte (Seminare, Fortbildungsveranstaltungen etc.) online auf den frei zugänglichen Internetseiten der jeweiligen Krankenhäuser und sonstigen Einrichtungen recherchiert haben.
Relevante personenbezogene Daten im Rahmen von Projekten und Veranstaltungsteilnehmern sind dabei abschließend: Name, Vorname, Titel, Dienstanschrift, Kontaktdaten (Email, Telefon, Telefax), Geschlecht.
Bei Antrag auf Mitgliedschaft beim VAEM werden zusätzlich der Dienstgrad, das Geburtsdatum und ihm Rahmen des Lastschriftverfahrens die Kontoverbindung gespeichert und verarbeitet.
Im Rahmen bestimmter zeitlich begrenzter Projekte (etwa Fortbildungsveranstaltungen oder Neumitgliederwerbekampagnen recherchiert der VAEM personenbezogene Daten ausschließlich auf den öffentlich zugängigen Webseiten der Krankenhäuser, Arztpraxen oder sonstigen Einrichtungen. Die dort zur Verfügung stehenden Daten werden im Rahmen unserer Projekte zwecks Kontaktaufnahme und unter Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) von uns erhoben (Näheres unter Punkt 3).

 

3.   Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz- Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, bzw. BDSGneu):
a)  Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Wahrung der Rechte und Pflichten unserer Mitglieder, wie beispielsweise die Zahlung der Mitgliedsbeiträge, die kostenlose Teilnahme an unserem Jahreskongress, der Versand der Mitgliederzeitschrift oder die regel- mäßige Kontaktaufnahme via Post und Email zu aktuellen Themen  aus dem Verein und aus der Gastroenterologie. Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Veranstaltungs- teilnehmer im Sinne des reibungslosen Ablaufs und Zuordnung der Personen vor Ort, der eventuellen informativen Kontaktaufnahme vorab, sowie der Überprüfung der Zahlungseingänge.
b)  Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS- GVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns:
  • Infomails via Post oder Email zu aktuellen Fortbildungsveranstaltungen oder sonstigen Projekten des VAEM.
  • Werbung via Post und Email für eine Mitgliedschaft im VAEM.
  • Manuelle Anlage von Dienstadressen / Emailadressen bestimmter Experten, die im Rahmen unserer Fortbildungsan- gebote oder im Rahmen besonderer Projekte des VAEM für die initiale Kontaktaufnahme und Korrespondenz vonnöten sind
Angesichts der nicht sensiblen und öffentlich zugänglichen genutzten Daten der Betroffenen sind wir der Auffassung, dass eine Nutzung der Daten für die genannten Punkte legitim ist. Zudem dürfte das Interesse auf Seiten der Empfänger für derartige Inhalte groß sein, da alle Ärzte im Rahmen der Weiterbildungsverordnung zur regelmäßigen Belegung solcher Veranstaltungen verpflichtet sind. Ebenfalls gehen wir von einem generellen Interesse auf Seiten der Empfänger von Neumitgliederkampagnen aus, da der VAEM die Interessen der Gastroenterologie, sowie der Allergie- und Endoskopieforschung vertritt.
c)  Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßig- keit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO am 25.5.2018 erteilt wurden. Leistungen, die wir nur gegen Einwilligung erbringen, sind:
  • Für Veranstaltungsteilnehmer: Der Versand von Infomailings zu anderen Veranstaltungen des VAEM oder Dritten
  • Für Mitglieder: Der Versand von Infomailings zu Veranstaltungen der Kooperationspartner des VAEM

 

4.  Wer bekommt meine Daten

Innerhalb unserer Vereins erhalten diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.
Zu diesen sogenannten Auftragsdatenverarbeitern gehören unter anderem: Interplan AG, München (Kongressdienstleister), Thieme Kommunikation, Stuttgart (Verlag der Zeitschrift für Gastroenterologie), Newsletter2go, Berlin (Dienstleister zum Versand von Newslettern), Documedias GmbH, Hannover (Planungstool Viszeralmedizin).
Eine komplette Liste aller aktuellen Auftragsverarbeiter des VAEM erhalten Sie auf Anfrage an info@vaem.eu.

 

5.  Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt

Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet durch den VAEM nicht statt.
Eine Übermittlung von anonymisierten Nutzerdaten im Rahmen der Website-Analyse-Software Google Analytics in die USA findet statt. Rechtsgrundlage ist ein entsprechender Zusatz zur Datenverarbeitung, der mit Google abgeschlossen wurde. Google Analytics wird von dem VAEM rechtskonform eingesetzt: alle Nutzer haben jederzeit die Mög- lichkeit, über die Datenschutzseite des VAEM das anonyme Webtracking insgesamt oder nur für unsere Website abzustellen.

 

6.  Wie lange werden meine Daten gespeichert

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmä- ßig gelöscht. Wir unterscheiden zwischen drei Betroffenengruppen:
Mitgliedsdaten: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Mitgliedsdaten werden nach Inkrafttreten des Austritts (in der Regel zum 1.1. des Folgejahres nach der Kündigung) zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstel- lung aufbewahrt, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr.
1 und 4 HGB zu entsprechen. Da Rechnungsdokumente bei uns elektronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben.
Teilnehmer von Seminaren: Wir verarbeiten und speichern Ihre perso- nenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertragli- chen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Teilnehmerstammdaten werden zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstellung gespeichert, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB zu entsprechen. Da Rechnungsdokumente bei uns elekt- ronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben. Gibt der Teilnehmer bei seiner Online-Anmeldung an, dass er künftig auch Infomails zu ähnlichen Veranstaltungen des VAEM erhalten möchte, so wird der Datensatz erst auf Wunsch gelöscht.
Projektbezogene Personendaten: Unter projektbezogenen Personendaten versteht der VAEM Personendatensätze, die im Rahmen eines bestimmten Projekts (z.B. externe Referenten) freiwillig durch die Projektteilnehmer selbst übermittelt oder auf öffentlich zugängigen Krankenhauswebsites recherchiert und manuell angelegt werden. Diese Daten werden drei Jahre nach Beendigung des Projekts gelöscht. Auf diese Weise möchte der VAEM ermöglichen, dass auch eine Neuauflage oder ein Nachfassen in abgeschlossenen Projekten noch möglich sind. Da diese Projekte immer zum Wohle der Gastroenterologie, Allergie- und Endoskopieforschung ausgerichtet sind, sind wir der Auffassung, dass die verlängerte Speicherung erstens auch im Interesse der betroffenen Person ist und zweitens die berechtigten Interessen des VAEM (Vernetzung) nach Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO denen der betroffenen Person (Schutz der eigenen Daten) überwiegen. Datensätze dieser Art werden selbstverständlich jederzeit auf Wunsch gelöscht.

 

7.  Welche Datenschutzrechte habe ich

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Daten- schutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz- Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 

8.   Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Mitgliedschaft oder unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

 

9.   Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung ge- mäß Artikel 22 DSGVO.

 

Sie können die Datenschutzhinweise auch als PDF Dokument hier herunterladen:

Print Friendly, PDF & Email

VAEM Frontend vers. 0.1

31 database queries in 0,651